Training Plotter CMT
In crisissituaties gaat het vrijwel nooit om een tekort aan informatie, maar juist om een overstelpende hoeveelheid informatie die in korte tijd op je af komt. Het Crisismanagementteam (CMT) zal alle beschikbare informatie evalueren, prioriteiten aan toekennen, acties op uitzetten en de voortgang van die acties bewaken. Bovendien zal alle belangrijke informatie steeds direct met elkaar moeten worden gedeeld binnen het team, wil men het overzicht blijven houden en taken goed verdelen. Het is voor ieder CMT dan ook van cruciaal belang dat in- en uitgaande informatie wordt gestructureerd, gerubriceerd en centraal beschikbaar wordt gemaakt. Belangrijk hulpmiddel hierbij is het informatieverwerkend systeem dat Crisicom op de markt brengt onder de naam 'Crisikit©'.
Informatieverwerking
In ieder CMT is iemand aangesteld in de functie van Plotter CMT. De Plotter CMT is degene die binnen het CMT zorg draagt voor de gestructureerde informatieverwerking en het zo belangrijke Centraal Overzicht bijhoudt waarin alle in- en uitgaande informatie wordt 'geplot' (genotuleerd). De functie van Plotter CMT, ook wel Notulist CMT genoemd, is één van de meest belangrijke en tevens één van de meest onderschatte functies binnen het crisismanagement. Bij de huidige snelheid en beschikbaarheid van informatie via alle mogelijke kanalen is het ondenkbaar dat een CMT goed kan functioneren wanneer er, bij de start van het CMT, 'even iemand aangewezen wordt die alles opschrijft'. Op die manier creëert het CMT haar eigen crisis!
De functie van Plotter CMT is een ondersteunende functie. Dat wil zeggen dat de Plotter CMT wel deel uitmaakt van de (kern)bezetting van een CMT, doch niet als CMT-lid met beslissingsbevoegdheid of in een adviserende rol, maar in een ondersteunende rol. Daardoor kan de Plotter CMT zich tijdens de crisis geheel richten op de informatieverwerking. Voor de functie van Plotter CMT komen vooral (directie)secretaresses in aanmerking: vaak zijn dat de personen die de gehele organisatie kennen, die gewend zijn snel en kort te formuleren en noteren, snel te schakelen en duidelijk te communiceren. Bovendien zijn zij over het algemeen behoorlijk stressbestendig en standvastig. Het maakt ze daarmee tot de ideale Plotter CMT.
Plotter en Crisikit
Om als CMT dus constant verzekerd te zijn van een goede informatiepositie tijdens de gehele crisis, zijn een goed getrainde Plotter CMT en een slim informatieverwerkend systeem een bittere noodzaak. De Training Plotter CMT leert plotters en hun plaatsvervangers te werken met het informatieverwerkend systeem van de Crisikit© en worden praktisch getraind in het snel en goed verwerken van in- en uitgaande informatie tijdens crisissituaties.
De training voor Plotter CMT duurt 1 dagdeel (3 uur) en kan in-company worden gegeven voor een minimum van 2 en een maximum van 6 deelnemers. Tijdens de training wordt tevens praktisch geoefend met het Centraal Overzicht en de Referentiekaart en Berichtenkaarten uit de Crisikit. Derhalve staat deze training uitsluitend open voor CMT’s die reeds beschikken over een Crisikit
